Красноглазый офис-менеджер

[КуБиК _ РуБиК]

4

Красноглазый офис-менеджер



Первые дни на одном объекте, хожу вникаю, голова квадратная, весь занятой. Прихожу рано на работу, офис-менеджер уже встречает меня и предлагает чай-кофе, выхожу под вечер, она все еще сидит. Через неделю не выдержал и спросил, чего это она все время задерживается и приходит ни свет ни заря. Тем более у нее есть семья, дети. Говорит работы много, не успеваю. И вот вызываю ее спрашиваю, чем она таким занята, говорит о сканировании, копировании, рассылке документов, регистрации и прочем. Вроде все логично, но все равно человек как то нереально перегружен. Или тут что-то с организацией труда или она явно не соответствует занимаемой должности. Раскидал текущие вопросы, сел рядом с ней и начал наблюдать за ее работой, попутно задавая вопросы. А это что, а почему, а для кого, а кто сказал так делать, и как часто вы делаете, а они что, а вы что и т.д. Короче мешал я ей и снижал ее продуктивность всячески отвлекая своими вопросами. Но мне можно, я там был главным. Выяснилось/сделано:

1. Регистрация писем. Согласно стандартам менеджмента качества, которые внедрило предыдущее руководство она должна была регистрировать все документы, которые поступали к ней./Запретил ей регистрировать документы, которые не являются официальным запросом с исходящим номером. Сказал пусть собирает в папку с названием отдела и пусть представители этих отделов сами регулярно приходят посмотреть, что для них пришло и разбирают свои бумажки;

2. Электронные письма. Тут у меня немного челюсть отвисла. Согласно ..... все письма в компанию приходят на ее почту, а она потом пересылает эти письма соответствующим сотрудникам и отделам. Для чего ты это делаешь спросил я :-) Ответ был типа того, что сотрудники потом могут сказать, что письма не получали, а так они знают что все под контролем. / Позвонил айтишникам и спросил сохраняются ли у нас на сервере копии писем поступающих в организацию. Сказали да. Попросил их сделать все как у людей, чтобы письма приходили сразу к тому, к кому они направлены и к офис-менеджеру приходили только письма предназначенные ей;

3. Сканирование и копирование. Сижу наблюдаю, пришла бухгалтер дала бумажку, пришла юрист с первого этажа дала бумажку. Наша пчелка все делает. Спрашиваю, а что у них самих нет сканеров и ксероксов. Отвечает что есть, но так как она офис-менеджер, то это ее обязанность копировать и сканировать./Запретил ей сканировать и копировать документы приносимые другими сотрудниками, а обязал заниматься только своими документами. Позвонил руководителям отделов и обещал их самих посадить на ее место, если их сотрудники еще раз придут к ней, чтобы она им ксерила и сканила. Да мы в принципе и сами можем, просто у нас так было принято ответили они.

На следующий день после обеда, она уже сидела выполнив большую часть своих должностных обязанностей и в 5 вечера как и все сотрудники офиса ушла домой. Через неделю до нее дошло, что произошло и она сказала спасибо.

Был похожий случай в другой компании, когда офис-менеджер готовила чай ген.диру, его водителю, главбуху, логисту, коммерческому директору. Сказал ей посылать всех кроме ген.дира. Послала, удивились и начали сами себе чай делать.

К чему эта история, да к тому, что как бы глупо это все не выглядело, очень часто во многих компаниях встречается что-то глупое или противоречащее логике. Это может касаться как должностных обязанностей сотрудников, так и бизнес-процессов и системы управления компанией в целом.

ссылка